Що таке тайм-менеджмент і як йому навчитися?

Дуже часто можна почути, як комусь катастрофічно не вистачає часу. Вони б все встигали робити, якби в добі було на дві-три години більше. При цьому, зустрічаються люди, які спокійно управляються зі своїми завданнями, навіть встигаючи допомагати іншим. Чому так? Адже і у перших, і у других в добі по 24 години. На це питання відповідає тайм-менеджмент. Що це таке? Яким чином можна навчитися керувати своїм часом? Чи існують ефективні методи, які допомагають раціонально жити і плідно працювати?

Що таке управління часом?

Управління часом-це мистецтво управління часом. Він включає методи Цілепокладання , планування, контролю, мотивації , правильної розстановки пріоритетів. Можна розглядати тайм-менеджмент, як цілий комплекс прийомів, спрямованих на підвищення особистої ефективності. Прийнято обговорювати скоріше не Інструменти тайм-менеджменту, а прийоми Цілепокладання, мотивування, делегування і т. п.

У структурі цього вчення виділяються чотири основні блоки , які складають» сходи " тайм-менеджменту, засновану на порівнянні з поїздкою:

• Ефективність - відповідає на питання «як їхати?»
• Технології - дають розуміння"на чому їхати?»
• Стратегія - допомагає спланувати " куди їхати?»
• Філософія - наділяє сенсом, відповідаючи " навіщо їхати?»

Правильно планувати свою життя від четвертого блоку " навіщо?"до першого пункту" як?»

Це одна з головних тез тайм-менеджменту-вибрати глобальну мета . Далі зрозуміти напрямок для її реалізації. Потім визначити механізми досягнення. Зрозуміти, які інструменти необхідні для здійснення всіх запланованих етапів.

Сам сенс подібної постановки завдання полягає в раціоналізації роботи, адже від правильного цілепокладання і планування залежить ефективність всієї затії.

Пройти тест на тип особистості

Виникнення тайм-менеджменту.

Саме слово тайм-менеджмент з'явилося в 70-х роках ХХ століття. На існуючу думку його автор-бізнесмен з Данії Клаус Меллер. Він запропонував блокнот "Тайм-менеджер", який став прообразом органайзера.

Точно сказати, коли зародилися основи тайм-менеджменту, не можна. Можна стверджувати, що спроби контролювати особистий час робилися ще в Стародавньому Римі. Перше письмове джерело-записки Луція Сенеки, адресовані одному з римських патриціїв. Він рекомендував займатися письмовим обліком часу, контролювати його використання, оцінювати своє життя. Сенека вказував на необхідність планування справ, пропонуючи займатися цим щоранку. Також римський філософ підкреслював важливість розстановки пріоритетів, щоб проводити час з максимальною користю.

Ймовірно, осмисленням часу займалися і в інших цивілізаціях давнини, оскільки люди скрізь стикалися з однаковими завданнями і викликами. у більш сучасному вигляді тайм-менеджмент з'явився в середині XVIII століття і був приурочений до розвитку промислової революції . З появою і масовим поширенням заводів і фабрик людська праця все менше став залежати від природних факторів. Тому з'явилася можливість раціоналізувати робочі процеси.

Ідеї тайм-менеджменту червоною лінією проходять крізь життя багатьох видатних людей. Наприклад, італійський письменник і вчений Леон Баттіста Альберті, який жив в епоху Відродження, в своїх роботах вказував на важливість управління часом. Він акцентував увагу на необхідності впорядкування справ, а також щоденного планування. Ідейним натхненником "тайм-менеджерів" своєї епохи став Ісаак Ньютон, чітко структурував принципи пристрою Всесвіту. Запропоновані ним ідеї підштовхнули багатьох сучасників задуматися про впорядкування свого життя.

Одним з найяскравіших прихильників раціонального використання часу був німецький філософ Іммануїл Кант , який до такої міри вдосконалив свій графік, що сусіди звіряли по ньому годинник.

Американський політичний діяч Бенджамін Франклін , який подарував світові відому фразу "час-гроші", вів особистий щоденник , тим самим досягнувши значних висот самоконтролю . Прості та ефективні рекомендації Франкліна лягли в основу багатьох популярних тренінгів з тайм-менеджменту.

Помітну роль у становленні тайм-менеджменту зіграв американський інженер Фредерік Тейлор , який заклав основу сучасного менеджменту та наукової організації праці (НОТ). Тейлоризм, як теорія управління, мав відчутний вплив на підвищення продуктивності праці.

Не можна не згадати італійського економіста Вільфредо Парето , який сформулював всесвітньо відомий принцип тайм-менеджменту «20:80». Розшифровується він таким чином: 20% зусиль приносять 80% результату і навпаки. Якщо визначити цю саму "двадцятку", можна значно підвищити особисту ефективність.

Не менш значний внесок 34-го президента США Дуайт Девід Ейзенхауер , який розробив дуже зручний метод визначення пріоритетів під назвою «Матриця Ейзенхауера». Він запропонував розділити всі справи, по їх важливості і терміновості. Вийшло чотири типи завдань:

• Важливі, термінові;
• Важливі, не термінові;
• Не важливі, термінові;
• Не важливі, не термінові.

Приділяючи увагу першим двом типам, і уникаючи третього або четвертого, людина навчиться раціональніше використовувати свій час.

З часом, почали виникати вузьконаправлені течії тайм-менеджменту. Наприклад, тайм-менеджмент для жінок, для чоловіків, для бізнесменів, для студентів, для школярів і т. д.

Популярні автори по тайм-менеджменту в XXI столітті: Брайан Трейсі, Девід Аллен, Стівен Кові, Алан Лакейн, Ден Кеннеді, Керрі Глісон, сер Річард Бренсон, Дейв Креншоу, Пітер Брегман, Атул Гаванде і ін. Про основні ідеї цього напрямку поговоримо далі.

Пройти тест на характер людини

Інструменти управління часом.

Основні принципи управління часом в основному стосуються суміжних тем:

• Цілепокладання;
• Планування;
• Визначення пріоритетів;
• Мотивація;
• Делегування.

Вони логічно взаємопов'язані один з одним, доповнюючи загальну картину раціонального використання часу.

1. Цілепокладання.

Мета – це основний орієнтир, який дозволяє не відхилятися від обраного Маршруту. Цілепокладання є основоположною тезою тайм-менеджменту, який допомагає передбачити економію часу ще до початку роботи.

Найчастіше, фігурує метод Цілепокладання, під назвою SMART . Ця абревіатура означає виконання таких критеріїв вибору мети:

• Конкретність (Specific) - чітке розуміння очікуваного результату;
• Вимірність (Measurable) - кількісна або якісна оцінка;
• Досяжність (Achievable) - можливість виконати поставлене завдання;
• Актуальність (Relevant) - необхідність реалізації;
• Обмеженість у часі (Time-bound) – визначення часових рамок.

Якщо поставлена мета відповідає принципу SMART, то досягти її вдасться з максимально можливою економією зусиль.

2. Планування.

Відсутність плану або стратегії погубило чимало перспективних починань. Крім усвідомлення мети, слід розуміти і які» кроки " необхідні для її реалізації. Крім цього, бажано контролювати отримані результати.

Методів планування придумано безліч, але в тайм-менеджменті одним з найпопулярніших вважається жорстко-гнучке планування. Рекомендується планувати не більше 60% свого дня, залишаючи 40-50% розкладу під непередбачені ситуації. Бажано намітити найважливіші завдання, при цьому заклавши своєрідний «резерв» на різноманітні форс-мажори. Таким чином, вдасться уникнути негативних емоцій від невиконання або коригування своїх планів. Збереження душевного спокою-один з найважливіших пріоритетів управління.

3. Розстановка пріоритетів.

Пріоритет – це порядок виконання різних завдань. Відповідно до закону, названому» гаманець Міллера", пам'ять людини здатна утримати 7±2 елемента. Це означає, що нормальна людина легко може вести від 5 до 9 різних справ, включаючи хобі і побутові завдання. Якщо менше, то життя стане нудною, а якщо більше – то мозок не здатний буде обробити весь масив інформації. Але є закон Парето, згідно з яким 20% зусиль приносить 80% результату і навпаки. Вибір пріоритетів дозволяє сконцентрувати зусилля на тих видах діяльності, які забезпечують максимальний ефект.

Один з ходових методів вибору пріоритетів – «матриця Ейзенхауера», яка згадувалася вище по тексту. Розділивши свої завдання, відповідно до їх важливості і терміновості, можна з легкістю вибудувати ієрархію, вибравши найактуальніші і результативні напрямки.

Пройти тест на емоційний інтелект EQ

4. Мотивація.

Без належної мотивації бажання працювати пропадає і продуктивність праці зводиться до мінімуму. Тайм-менеджеру необхідно вміти надихати себе і оточуючих. Відмінний прийом мотивації - »Принцип якорения". Він має на увазі певну похвалу за виконання конкретного завдання.

Наприклад, школяреві подобається грати на приставці, але не робити уроки. Батьки можуть укласти з ним договір, що за виконані домашні завдання, він отримає можливість погратися. Поступово дитина звикне, що за уроками слід гра, тим самим виробивши своєрідний рефлекс. Аналогічним чином можна чинити і в разі самомотивації.

5. Делегування.

Вміння делегувати (передавати) свої завдання іншим, з метою економії особистого часу-вкрай корисний майстерність для будь-якого тайм-менеджера. Оволодіти ним не так вже й складно. Головне запам'ятати 10 основних принципів делегування:

• Забезпечення виконавця необхідною підтримкою;
• Відповідальність за результати його роботи;
• Попереднє інформування про доручення;
• Залучення Виконавця до процесу;
• Чіткий опис очікуваного результату;
• Формулювання норм і правил роботи;
• Мотивація виконавця, вказівка його інтересів;
• Позначення прав та обов'язків;
• Регулярний контроль на етапах виконання;
• Передбачення можливої відмови і «повернення» повноважень.

Дотримання цих правил допомагає уникнути багатьох «підводних каменів» делегування, найнебезпечніший з яких – необхідність переробляти роботу.

У тему делегування побічно входить вміння говорити «ні». Крім того, щоб самому навчитися перекладати рутинну роботу на інших, бажано вміти відмовлятися, якщо подібне намагаються виконати з тобою.

Методи управління часом.

Крім лексикону з суміжних напрямків, тайм-менеджмент володіє унікальною термінологією, а також оригінальними методами. В першу чергу, варто відзначити поняття "хронофаг", боротьба з яким допомагає економити значну кількість часу. Хронофаг буквально означає "пожирач часу". Це все звички, ситуації, і навіть люди, які відволікають нас від виконання по-справжньому важливих завдань. На противагу їм зустрічаються» Хранителі часу", які, навпаки, допомагають економити цей цінний ресурс. До слова, навіть термін такий придуманий – «бацила тайм-менеджменту», який означає оптимізацію крім свого часу, ще й розпорядку дня оточуючих людей, включаючи сім'ю, друзів і співробітників, перетворюючись для них на справжнього «хранителя часу».

З методології тайм-менеджменту популярні прийоми під назвою «Метод помідора», «Метод жаби», «Метод слона», «Метод швейцарського сиру» і мн. др.

1. Метод Помідора.

Крім вміння працювати, дуже важливо навчитися і правильно відпочивати. Але балансу між навантаженням і відновленням не завжди вдається досягти. Це загрожує розвитком втоми . Винахідливий студент з Італії Франческо Чірілло запропонував оригінальний підхід, названий "Методом Pomodoro". Він полягає в розбиванні роботи на 25-хвилинні інтервали, які чергуються з трихвилинними періодами відпочинку – «помідорами». Після чотирьох таких циклів робиться 15-30 хвилинну перерву. Даний метод дозволяє довше зберігати працездатність і ентузіазм .

2. Метод жаби.

У Європі існує вираз «З'їсти жабу на сніданок». Воно означає наступне. Якщо виконати з ранку найнеприємнішу роботу - «жабу», то весь день, що залишився буде наповнений позитивними емоціями . Цей метод тайм-менеджменту спрямований на зниження стресу, нормалізацію емоційного фону, психологічне розвантаження людини.

3. Метод слона.

Під «слоном» в тайм-менеджменті мають на увазі велику і незручну задачу. Щоб виконати подібне завдання, для початку, його слід розбити на підзадачі, тобто – «розрізати слона на біфштекси». Наприклад, в разі необхідності виконання ремонту в квартирі, «слона» можна поділити на кухню, ванну, балкон, вітальню, спальню. Їх, в свою чергу, «розбити» на ліву чи праву сторону і т. д.

4. Метод швейцарського сиру.

Ще одна техніка боротьби зі «слонами», але в цей раз, без суворої впорядкованості. Якщо хто-небудь стикається з масштабною завданням, не знаючи з якого боку до неї «підійти», йому варто повчитися у мишеняти, який вигризає шматочки з сиру в довільному порядку. Поступово, сир "тане" на очах, перетворюючись в завдання, порівнянне з можливостями виконавця.

Управління часом включає багато взаємопов'язаних напрямків. Оволодіти всім арсеналом його прийомів не можливо, але впровадити хоча б частину принципів такого менеджменту в своє життя під силу кожному. Якщо робити це без фанатизму, не перетворюючи себе в робота, то таке заняття піде на користь, допомагаючи завжди знаходити час для роботи, особистого життя і саморозвитку .

Пройти тест: Шкала самоповаги