Здається, що найкраща подяка – подарунок у відповідь, а слова тільки створюють зайвий шум. Але іноді іронічна приказка» спасибі в кишеню не покладеш " не спрацьовує. Лист подяки-це не просто чудовий спосіб висловити вдячність, а обов'язкова частина етикету та важлива частина міжособистісного спілкування. У статті розповідаємо про те, кому відправити і як скласти запам'ятовується лист-подяку, а також знайомимо з психологічною технікою «лист з вдячністю».
Що таке лист подяки?
Лист подяки-це повідомлення, яке надсилається, щоб подякувати за співпрацю, допомогу чи надану можливість, висловити повага і вдячність, закріпити дружні або ділові відносини. Лист-подяку також прийнято писати у відповідь на запрошення або подарунок, отриманий поштою. Подячний лист не входить до переліку обов'язкових документів в системі документообігу. Це, скоріше, інструмент спілкування і побудови відносин з наставниками , колегами, клієнтами, родичами.
У російськомовній діловій культурі лист подяки частіше розцінюють як спробу дрібного підлабузництва. Але англомовні сайти розповідають про нього як про тонке мистецтво схоже на каліграфію. Отриманий « Thank You Letter » (лист-подяка) оформляють в рамки, виставляють на видних місцях, з гордістю додають в кар'єрне портфоліо як доказ навичок комунікації. Це ще й правило хорошого тону . Якщо не відіслати Thank You letter майбутньому роботодавцю після співбесіди, на нову посаду можна не сподіватися.
Але проведене Співбесіда не єдиний привід для подячного повідомлення. Є багато інших причин для письмового вираження вдячності. Дякують керівників, колег, бізнес-компаньйонів, постачальників, нових і постійних покупців, випадкових помічників, організації та окремих людей.
Пройти тест на тип особистості
15 несподіваних приводів для подячних листів.
У кожній книзі про ділове листування обов'язково є розділ про важливість листів подяки. Йдеться не про канцелярську бюрократію, а про щиру турботу про клієнтів. Адже подячне послання:
- Дає можливість налагодити з бізнес-партнерами довгострокові відносини, не витрачаючи гроші на дорогі подарунки.
- Підтримує у покупців інтерес до продаваних товарів або послуг.
- Вигідно виділяє на тлі конкурентів.
- Викликає почуття вдячності, яке перетворює нових клієнтів на постійних.
Напевно багато писали такі повідомлення або отримували подяки, роздруковані на стандартному бланку. Але мало хто писав або отримував іменний лист, не пов'язаний із заслугами на роботі. А якщо отримував, то і сьогодні згадує про це з посмішкою. Приводів для вдячності існує досить, а подячне послання доречно написати:
- Роботодавцю після співбесіди.
- Наставнику за рекомендації в новій компанії.
- Другові, рекрутеру за допомогу у пошуку роботи.
- Колезі за заміну на роботі під час відпустки або лікарняного.
- Другові за корисну пораду.
- Керівнику за допомогу в побудові кар'єри.
- Підлеглим за позаурочну або відмінну роботу.
- Вчителю або вихователю дітей.
- Другові за чудово організовану вечірку.
- Родичу за подарунок на Різдво чи день народження.
- Батькам за оплачене навчання.
- Коучу за корисний семінар.
- Гостям за весільні подарунки.
- Знайомим за наданий нічліг або екскурсію по місту.
- Літнім незнайомим людям, які просто чекають уваги.
Складання тексту не займе багато часу. Зате адресату буде приємно дізнатися, що його зусилля оцінили. Особливо приємно отримувати рукописні послання. Виявляється, набагато приємніше відкрити поштову скриньку і знайти запечатаний конверт зі своїм ім'ям, написаним від руки.
Загальні правила складання листа подяки.
Суть листа-подяки не в тому, щоб написати великими літерами слово «Спасибі». Сенс послання в щирому визнанні заслуги іншої людини. Якщо перегнути палицю, можна запросто скотитися в іронію або знеособлені конструкції, які не матимуть ніякого ефекту.
Строгих вимог до формату і змісту немає. Є обов'язковий набір елементів і для кожного – набір шаблонів, які допомагають заощадити час. Але сьогодні багато хто воліє піти від стандартних заготовок і діяти креативно, щоб послання вийшло дійсно незабутнім.
Поради щодо складання ідеального листа подяки:
- Не зволікайте . Пишіть відразу після події.
- Зрозумійте тонкощі складання . Якщо немає особистого, можна перечитати готові приклади. Вони допоможуть розібратися в обов'язкових пунктах, обсязі тексту, правилах оформлення, розкладці тексту, стилістиці.
- Виберіть правильний формат . Повідомлення можна відіслати в електронному варіанті, роздрукувати на фірмовому бланку компанії, написати від руки на готовому художньо оформленому бланку.
- Підберіть коректне вітання . Переконайтеся, що правильно пишете назву фірми або прізвище та ім'я адресата. Якщо ви добре знайомі з одержувачем, можна використовувати лише ім'я.
- Висловіть своє подяка , починаючи зі слів « Дякую за...» або « я вдячний за..."»
- Зробіть повідомлення єдиним і неповторним . Якщо дякуєте за послугу, конкретно розкажіть, як адресат допоміг впоратися вам з вашою проблемою. У листі-вдячності за подарунок поділіться емоціями. якщо це були гроші, опишіть, куди збираєтеся їх витратити.
- Повторіть подяку, починаючи зі слів « ще раз дякую за..."»
- Завершіть повідомлення однією з варіацій шанобливого поводження та підпишіться.
- Уважно перечитайте, щоб переконатися у відсутності помилок.
Додаткові поради щодо того, що зробить лист справді вдячним:
- Жива мова без фамільярності, зайвої емоційності і бюрократії.
- Відсутність в діловому повідомленні фактів з особистого життя і навпаки.
- Похвала, але без грубої лестощів.
- Турбота не про свою вигоду, а про інтереси адресата.
- Індивідуальний стиль та дизайн.
- Персоналізація повідомлення і щира подяка.
Ще одна деталь: краще писати мовою, зрозумілою одержувачу. Якщо ви задумали подякувати літнього родича, не використовуйте слова з молодіжного сленгу. Пишіть короткими, лаконічними фразами без складних об оборотів. Обов'язково збільште розмір шрифту, Виберіть контрастні чорнило, приберіть з букв завитки, які ускладнюють читання.
Психологічний ефект від листа подяки.
Якщо немає часу або бажання ходити до психотерапевту, лист подяки може стати швидкою психологічною допомогою . Навіть якщо воно залишиться невідправленим, виражена в словах вдячність допоможе відпустити накопичені емоції.
Техніка виконання:
- На підготовчому етапі складіть список всіх значущих людей у своєму житті, яким хочеться щиро подякувати. Поставте собі дедлайн, до якого всі послання повинні бути відправлені.
- Безпосередньо перед написанням створіть для себе комфортні умови: усамітніться, вимкніть телефон, приготуйте ручку і папір.
- Згадайте людини або пов'язану і ним ситуацію з усіма подробицями.
- Змусьте себе почати писати. Швидше за все, це буде складно.
- Пишіть все, що думаєте, пишіть настільки барвисто, наскільки дозволяє ваш талант красномовства.
- В кінці висловіть подяку.
- Прислухайтеся до себе: що відчуваєте?
- Обов'язково запечатайте в конверт і відправте.
- Будьте готові отримати зворотній зв'язок.
Що дає ця техніка:
- Ви робите дорогих для вас людей трішки щасливішими.
- Ви долаєте власний страх, нерішучість.
- У відповідному посланні ви дізнаєтеся реальне, а не придумане думку про себе.
- Ви знижуєте рівень тривожності , підвищуєте рівень оптимізму.
- Ви відчуваєте зв'язок з іншими людьми.
Головна цінність техніки – вона допомагає всім і без спеціальної підготовки. Причому дякувати можна навіть того, хто заподіяв біль. Важливо витягнути з себе хворобливі спогади, щоб прийти до результату очищення, умиротворення. Але таке послання краще спалити. Це ще одна частина терапевтичної практики.
Висновки:
- Лист подяки – це чудовий спосіб висловити щиру вдячність, підтримати стосунки, нагадати про себе та отримати нову роботу.
- Головні правила листи-подяки: Персоналізація, щирість, стислість і деталі.
- Якщо вам є кому подякувати, просто напишіть йому. Це стане терапевтичною практикою і приводом поговорити з близькою людиною.
Пройти тест на емоційний інтелект EQ
